📧 MailBatcher

KI-gestützte Desktop-Mail-Automatisierung für SMTP/IMAP-Profile, Templates, Adressbücher, Webhooks und workflowbasierte Prozesse

MailBatcher Free herunterladen (Windows, macOS & Linux): https://apps.vibecodesoft.com

🧭 Übersicht

MailBatcher ist eine lokale Desktop-Anwendung für klassische und KI-gestützte Mail-Automatisierung mit wiederverwendbaren SMTP/IMAP-Profilen, Mail-Templates, Adressbüchern, überwachten Ordnern, Zeitplänen und kontrollierten KI-Workflows.

Erstelle strukturierte, wiederholbare und validierte Mail-Prozesse – ohne eigenen Mailserver und ohne komplexe Automatisierungsskripte:

• E-Mails aus lokalen Ordnern anhand von Dateinamen-Mustern, Variablen, Anhängen und Wiederholungsregeln versenden
• Automatisch auf eingehende Nachrichten anhand von Absender, Betreff, Inhalt oder Anhängen reagieren
• Eingehende E-Mails mit konfigurierbaren KI-Modellen analysieren, klassifizieren und strukturiert verarbeiten
• Kontaktdaten, Prioritäten, Klassifizierungen, Eskalationen und Zähler aus Nachrichten extrahieren
• KI-generierte Antworten auf Basis vorhandener HTML- und Plain-Text-Templates erstellen
• Qualifizierte Anfragen als validierte JSON-Nutzlast an freigegebene APIs oder Webhooks übergeben
• Digitale Produkte oder Dokumente anhand erkannter Vorgänge automatisch als Anhang versenden
• Wiederkehrende E-Mail-Versendungen täglich, wöchentlich oder monatlich ausführen
• Adressbücher für Empfänger-Lookups, Variablen, Statusfelder und sprachabhängige Templates nutzen
• SMTP, IMAP, KI-Provider, Templates, Anhänge, Historie, Token-Nutzung und Incidents zentral verwalten

Ideal für Rechnungsversand, Kundendienst, Lead-Qualifizierung, Kontakt-Extraktion, CRM-Anbindungen, digitale Produktzustellung, Reports, Mailbox-Automatisierungen, dateibasierte Prozesse sowie Backup- und Archivierungsstrategien.

🚀 Highlights

• Wiederverwendbare SMTP- & IMAP-Profile
  Erstelle Mailprofile für ausgehende SMTP- und eingehende IMAP-Konten und verwende sie zentral in mehreren Workflows.

• Workflowbasierte Mail-Automatisierung
  Erstelle wiederholbare Versand-, Antwort-, KI-, Zeitplan- und Archivierungs-Workflows über eine zentrale Desktop-Oberfläche.

• KI-gestützte E-Mail-Verarbeitung
  Verarbeite eingehende Nachrichten mit einem konfigurierten KI-Provider. Definiere über eine konkrete Workflow-Aufgabe, welche Informationen analysiert, extrahiert, klassifiziert oder als Antwort erzeugt werden sollen.

• Kontrollierte strukturierte KI-Ausgaben
  MailBatcher erzeugt anhand der aktivierten Workflow-Funktionen eine erwartete JSON-Struktur. Nicht unterstützte Felder, Aktionen oder Ausgabeformate werden vor der Ausführung abgelehnt.

• KI-basierte Antworten mit bestehenden Templates
  Nutze vorhandene Template-Betreffzeilen, Inhalte, Sprachen und Fußzeilen als Grundlage. Die KI kann gezielt nur den inneren Nachrichtentext ersetzen, während Überschrift, Gestaltung und Signatur erhalten bleiben.

• Automatische Klassifizierung und Priorisierung
  Ordne eingehende Nachrichten beispielsweise den Bereichen Buchhaltung, Technik, Kündigung, Vertrieb, Spam oder Sonstiges zu und ermittle Prioritäten wie niedrig, normal, hoch oder dringend.

• Adressbuch-Updates durch KI-Workflows
  Extrahiere explizit vorhandene Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Kundennummern, Sprachcodes oder benutzerdefinierte Statusfelder und aktualisiere damit ausgewählte Adressbucheinträge.

• Externe APIs und Webhooks
  Übermittle qualifizierte E-Mail-Anfragen als validierte JSON-Nutzlast an konfigurierte CRM-Systeme, Ticket-Systeme, Automatisierungsplattformen oder eigene Webanwendungen.

• Validierte API-Nutzlasten
  Externe API-Nutzlasten müssen exakt der konfigurierten JSON-Struktur entsprechen. Fehlende, zusätzliche oder umbenannte Felder sowie ungültige Datentypen werden zurückgewiesen.

• Kontrollierte Anhangauswahl
  KI-Workflows dürfen nur Dateien verwenden, die zuvor ausdrücklich als zulässige Anhangsquellen konfiguriert wurden. Dateinamen werden exakt geprüft und nicht automatisch erfunden oder angenähert.

• Kontrolliertes Routing
  Empfänger, IMAP-Ordner, Anhänge und externe API-Ziele werden gegen die im Workflow konfigurierten Werte geprüft. Die KI kann ausschließlich freigegebene Ziele auswählen.

• „Send from Folder“-Workflows
  Überwache lokale Ordner, erkenne Dateien anhand von Mustern, extrahiere Variablen, füge Anhänge hinzu, wiederhole fehlgeschlagene Sendungen und verschiebe Dateien in Gesendet- oder Fehler-Ordner.

• „Respond to Emails“-Workflows
  Überwache IMAP-Postfächer, gleiche eingehende Nachrichten anhand von Absender, Betreff oder Inhalt ab und löse Antwort-, Versand- oder Weiterleitungsaktionen aus.

• Zeitgesteuerter Versand
  Plane tägliche, wöchentliche oder monatliche E-Mail-Workflows mit Templates und Anhängen. Optional können verpasste Ausführungen nach einem Neustart nachgeholt werden.

• Adressbuchgestützte Automatisierung
  Nutze Adressbücher für Empfänger-Lookups, Workflow-Matching, Template-Variablen, benutzerdefinierte Felder und sprachabhängige Template-Auswahl.

• HTML- und Plain-Text-Mail-Templates
  Erstelle professionelle Templates mit HTML-Inhalt, Plain-Text-Fallback, Inline-Bildern, Absender-Variablen und sprachabhängigen Varianten.

• KI-Kosten- und Token-Übersicht
  Workflow-Verläufe protokollieren KI-Antworten, Eingabe- und Ausgabe-Token sowie geschätzte Ausführungskosten für eine nachvollziehbare Nutzungskontrolle.

• Integrierte Sicherheitsmechanismen
  Duplicate-Prevention, Allowlist-Prüfungen, strukturierte Validierungen, Fehlerbehandlung, Runtime-Incidents und optionale Fehlerberichte helfen dabei, Workflow-Fehler zu reduzieren.

• Lokaler Desktop-Workflow-Hub
  Profile, Workflows, Templates, Adressbücher, Historie und Einstellungen werden lokal auf deinem System gespeichert. Mail- und KI-Zugangsdaten werden lokal verschlüsselt gespeichert.

• Import, Export und Konfigurations-Backups
  Importiere und exportiere zentrale Verwaltungsdaten oder sichere die vollständige App-Konfiguration. Passwörter und API-Schlüssel werden dabei bewusst nicht exportiert.

• Hintergrund- und Autostart-Modus
  MailBatcher kann optional im Hintergrund laufen und beim Systemstart automatisch gestartet werden, damit aktivierte Workflows kontinuierlich ausgeführt werden.

• Plattformübergreifendes Desktop-Tool
  Verfügbar für Windows, macOS und Linux.

🤖 KI-E-Mail-Workflows

KI-E-Mail-Workflows erweitern die klassische IMAP-Verarbeitung um eine kontrollierte, aufgabenbasierte Analyse eingehender Nachrichten.

Du beschreibst den konkreten Geschäftsvorgang und legst fest, welche Eingaben verarbeitet und welche Ausgaben erzeugt werden dürfen. MailBatcher erstellt daraus die erwartete strukturierte Antwort und validiert das KI-Ergebnis vor jeder Aktion.

• KI-Provider, Modell, Endpoint, Timeout und optionale Token-Grenzen konfigurieren
• Geschäftsaufgabe als verständliche Workflow-Anweisung definieren
• Nur explizit aktivierte KI-Ausgaben zulassen
• Antworten, Weiterleitungen, neue Sendungen oder keine Aktion auswählen lassen
• Adressbuchfelder kontrolliert aktualisieren
• Nachrichten in freigegebene IMAP-Ordner verschieben
• Zugelassene Anhänge anhand exakter Dateinamen auswählen
• Validierte JSON-Nutzlasten an freigegebene API-Ziele übergeben
• KI-Antworten, Token-Verbrauch, Kosten und Validierungsfehler im Verlauf prüfen

Die KI entscheidet nicht frei über die Anwendung. Sie liefert ausschließlich strukturierte Vorschläge innerhalb der im Workflow konfigurierten Möglichkeiten.

⚙️ Workflow-Beispiele

• Automatischer Rechnungsversand aus Ordnern
  Überwache Rechnungsordner und versende PDF-Rechnungen automatisch anhand von Dateinamen-Mustern. Extrahiere Kundennummern aus Dateinamen wie INV_10045.pdf, ermittle Empfänger über das Adressbuch, rendere Mail-Templates, füge Anhänge hinzu und verschiebe verarbeitete Dateien automatisch in Gesendet- oder Fehler-Ordner.

• Empfängerermittlung über Kundennummern
  Nutze extrahierte Variablen aus Dateinamen, CSV-Zuordnungen oder Adressbüchern, um Empfänger, Ansprechpartner, Sprachen, Firmennamen oder workflow-spezifische Template-Varianten automatisch zu bestimmen.

• Automatische Mailbox-Antworten
  Überwache IMAP-Postfächer und antworte, leite weiter oder starte Folgeaktionen automatisch, wenn Absender, Betreff, Anhänge oder Inhalte definierten Regeln entsprechen.

• KI-gestützter Kundendienst
  Klassifiziere die zuletzt eingegangene Kundendienstnachricht beispielsweise als Buchhaltung, Technik, Kündigung, Vertrieb, Spam oder Sonstiges. Ermittle zusätzlich Priorität und Eskalationsstatus, aktualisiere den Kontaktverlauf und erstelle eine passende Antwort auf Basis eines vorhandenen Templates.

• Automatische Eskalation dringender Anfragen
  Erkenne Sicherheitsvorfälle, rechtliche Drohungen, Rückbuchungen oder geschäftskritische Probleme. Unterdrücke bei Bedarf die automatische Antwort und verschiebe die Nachricht in einen freigegebenen Eskalationsordner.

• Kontakt-Extraktion aus eingehenden E-Mails
  Extrahiere explizit vorhandene Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Kundenkennungen und Sprachinformationen aus einer Nachricht und übernimm sie kontrolliert in das ausgewählte Adressbuch.

• Spam- und Mehrdeutigkeitsprüfung
  Erkenne offensichtlich unerwünschte Nachrichten oder unklare Kontaktidentitäten. Verhindere in diesen Fällen die Übernahme unsicherer Daten und verschiebe Nachrichten optional in einen freigegebenen Spam-Ordner.

• KI-generierte Antwortinhalte
  Verwende Betreff, Inhalt und Sprache eines vorhandenen Templates als Basis. Die KI erstellt ausschließlich den inneren Nachrichtentext, während Template-Kopfzeile, Gestaltung und Fußzeile erhalten bleiben.

• Lead-Qualifizierung und CRM-Übergabe
  Erkenne qualifizierte Vertriebsanfragen, extrahiere explizite Kontakt- und Firmendaten, fasse das Anliegen zusammen und übermittle die Daten als validierte JSON-Nutzlast an ein freigegebenes CRM- oder Webhook-Ziel.

• Automatische Lead-Priorisierung
  Ordne Anfragen Bereichen wie Website, Software, Support, Beratung oder Automatisierung zu und bewerte ihre Priorität anhand expliziter Fristen, Ausfälle oder Sicherheitsvorfälle.

• Webhook-Anbindung ohne eigene Skripte
  Leite strukturierte Daten aus eingehenden E-Mails an Dienste wie webhook.site, Automatisierungsplattformen, Ticket-Systeme oder eigene Anwendungen weiter. Ziel-URL, HTTP-Methode, Header und JSON-Struktur werden im Workflow festgelegt.

• Digitale Produktzustellung nach Zahlung
  Erkenne eindeutig abgeschlossene Zahlungsbenachrichtigungen, extrahiere die Zahleradresse und Produktkennung und versende die dazugehörige freigegebene Datei automatisch mit einem passenden Mail-Template.

• Sichere Behandlung unklarer Zahlungen
  Bei ausstehenden, stornierten, zurückgebuchten, fehlgeschlagenen oder mehrdeutigen Zahlungen wird keine Datei versendet. Der Workflow protokolliert stattdessen den Grund zur manuellen Prüfung.

• Monatlicher Report-Versand
  Versende Reports, Exporte, Analysen, Backups oder generierte Dokumente automatisch täglich, wöchentlich oder monatlich mit vordefinierten Templates und Anhängen.

• Anhangsbasierte Versand-Workflows
  Füge automatisch PDFs, ZIP-Dateien, Office-Dokumente, Reports, Screenshots oder exportierte Datendateien vor dem Versand hinzu.

• Sprachabhängiger E-Mail-Versand
  Wähle Mail-Templates automatisch anhand der Sprache des Empfängers aus dem Adressbuch und versende lokalisierte HTML- und Plain-Text-E-Mails.

• Weiterleitungs- und Routing-Workflows
  Leite eingehende E-Mails automatisch an Abteilungen, Support-Teams, Buchhaltung oder externe Empfänger weiter – basierend auf frei definierbaren Regeln oder kontrollierten KI-Ausgaben.

• Mailbox-Backup- und Archivierungs-Workflows
  Archiviere empfangene Nachrichten lokal, verschiebe E-Mails in IMAP-Archivordner oder erstelle strukturierte Backup-Workflows für wiederkehrende Mail-Prozesse.

• Fehler- und Wiederholungsbehandlung
  Fehlgeschlagene Sendungen, ungültige Empfänger, fehlende Anhänge, SMTP-Probleme, KI-Provider-Fehler oder ungültige KI-Ausgaben können automatische Wiederholungen, Incident-Logs, Fehlerberichte oder Benachrichtigungs-E-Mails auslösen.

• Dateibasierte Workflow-Automatisierung
  Kombiniere überwachte Ordner, Dateinamen-Auswertung, Adressbuch-Lookups, Variablen, Zeitpläne, Templates und Anhänge zu vollständig automatisierten Desktop-Mail-Pipelines.

🔒 Kontrollierte KI-Ausführung

MailBatcher verbindet flexible KI-Verarbeitung mit klaren technischen Grenzen:

• KI-Aktionen müssen im jeweiligen Workflow ausdrücklich aktiviert sein
• Empfänger dürfen nur aus erlaubten Quellen oder konfigurierten Werten stammen
• IMAP-Ordner werden nur verwendet, wenn ihr exakter Name freigegeben wurde
• Anhänge werden ausschließlich aus der konfigurierten Dateiliste ausgewählt
• Externe API-Ziele müssen exakt einem freigegebenen Ziel entsprechen
• JSON-Nutzlasten müssen vollständig der vorgegebenen Struktur entsprechen
• Adressbuchfelder können nur geändert werden, wenn die Workflow-Aufgabe das jeweilige Ausgabefeld ausdrücklich benennt
• Unzulässige, zusätzliche oder falsch typisierte KI-Ausgaben werden abgelehnt
• Antworten und Aktionen werden zusammen mit Token-Nutzung und Fehlern im Workflow-Verlauf protokolliert

Dadurch bleibt die KI auf den vorgesehenen Geschäftsvorgang beschränkt und kann keine nicht konfigurierten Empfänger, Dateien, Ordner oder API-Ziele verwenden.

🧩 Workflow-Typen

MailBatcher kombiniert mehrere Mail-Automatisierungsstrategien in einer zentralen Desktop-Anwendung:

• Send from Folder – überwacht lokale Ordner, erkennt Dateien, extrahiert Variablen, fügt Anhänge hinzu und versendet automatisch
• Respond to Emails – überwacht IMAP-Postfächer und löst regelbasierte Antwort-, Versand- oder Weiterleitungsaktionen aus
• AI Email – analysiert passende eingehende Nachrichten mit einem KI-Provider und verarbeitet ausschließlich validierte, im Workflow aktivierte Ausgaben
• Send on Schedule – versendet vorbereitete E-Mails täglich, wöchentlich oder monatlich
• Backup & Archive – sichert Mailbox-Inhalte lokal oder verschiebt Nachrichten in konfigurierte Archivordner

Alles wird über eine zentrale Oberfläche verwaltet – ohne komplexe Skripte oder eigenen Mailserver.

🛡️ Lokale Daten und Sicherheit

• Workflows, Templates, Adressbücher, Historie und Einstellungen werden lokal gespeichert
• SMTP- und IMAP-Passwörter werden lokal verschlüsselt in der App-Datenbank abgelegt
• API-Schlüssel für KI-Provider werden ebenfalls lokal verschlüsselt gespeichert
• Konfigurations-Backups enthalten bewusst keine Mail-Passwörter oder KI-API-Schlüssel
• Nach einem Konfigurationsimport müssen Zugangsdaten erneut eingegeben werden
• Nur Nachrichten, die den definierten Workflow-Filtern entsprechen, werden an den ausgewählten KI-Provider übertragen

Welche Inhalte ein externer KI-Provider verarbeitet und wie diese abgerechnet werden, hängt vom jeweils verwendeten Anbieter und Modell ab.

🪄 Schnellstart

• MailBatcher öffnen
• SMTP/IMAP-Mailprofil erstellen
• Mail-Template und optionales Adressbuch anlegen
• Für KI-Workflows einen KI-Account mit Provider, Endpoint, Modell und API-Schlüssel konfigurieren
• Passenden Workflow-Typ auswählen
• Filter, erlaubte Aktionen, Anhänge, Ordner oder API-Ziele konfigurieren
• Bei einem KI-Workflow den konkreten Geschäftsvorgang als KI-Workflow-Aufgabe beschreiben
• Finalen Prompt und Workflow-Zusammenfassung überprüfen
• Zunächst mit kleinen und kontrollierten Testläufen starten

Nach der Aktivierung führt MailBatcher die konfigurierten Workflows automatisch aus. Verlauf, Events, Incidents, KI-Antworten und geschätzte Kosten können anschließend zentral überprüft werden.

⭐ Warum MailBatcher?

• Lokale Desktop-Anwendung statt vollständig cloudbasierter Automatisierungsplattform
• Nutzung vorhandener SMTP- und IMAP-Konten
• Kein eigener Mailserver erforderlich
• Klassische und KI-gestützte Workflows in einer Anwendung
• Kontrollierte KI-Ausgaben statt unbeschränkter Agentenaktionen
• Validierte JSON-Webhooks und API-Integrationen
• Wiederverwendbare Templates, Profile und Adressbücher
• Lokale Historie, Logs, Incidents und Konfigurationsdaten
• Unterstützung für Windows, macOS und Linux

📧 MailBatcher
Automatisiere klassische und KI-gestützte Mail-Workflows, verwalte SMTP, IMAP, Templates, Anhänge, Adressbücher, Webhooks, KI-Provider und Historie – in einer zentralen Desktop-Anwendung.